10 statistikker om pasientflyt som alle klinikkledere bør følge

Pasientflyt er ikke ett tall. Det er en kjede av intervaller som starter med planlagt kapasitet og går gjennom ankomst, plassering på rom, konsultasjon, utsjekking og oppfølging. Hvis disse overgangene ikke defineres hver for seg, kan en klinikk rapportere en utnyttelsesgrad som ser troverdig ut uten å vite hvor tiden faktisk gikk tapt.

Vi har lest den opprinnelige studien om timebestilling i poliklinikker, dokumentasjonen fra 2024 for CDCs National Ambulatory Medical Care Survey Health Center-komponent og AHRQs veiledning for måling av pasientopplevelse. Denne veiledningen trekker ut de mest nyttige rapporterte tallene og gjør dem deretter om til formler og en hendelseslogg som en klinikk kan bruke lokalt. Studiens referanseverdi gjelder den konkrete settingen, og CDC-dataene beskriver besøk ved helsesentre, ikke resultatene til én bestemt klinikk.

Tilbake til Klinikkstatistikk

1. En poliklinisk studie registrerte 64.2 minutters ventetid og 9.85 minutters behandlingstid

En tverrsnittsstudie av 10 poliklinikker med ulike spesialiteter rapporterte en gjennomsnittlig ventetid på 64.2 pluss eller minus 3.45 minutter og en gjennomsnittlig behandlingstid på 9.85 pluss eller minus 0.37 minutter. Studien samlet inn spørreskjemadata fra 319 pasienter mellom desember 2016 og mars 2017. Klinikkene ble valgt gjennom stratifisert randomisering, hadde ikke nettbasert timebestilling og var bare åpne på kveldsskiftet.

Studien rapporterer også stor spredning rundt gjennomsnittene: Ventetiden varierte fra 0 til 302 minutter, mens behandlingstiden varierte fra 1 til 35 minutter. Av de 319 respondentene var 184 pasienter, eller 57.7%, fornøyde med ventetidens lengde, og 255, eller 79.9%, var fornøyde med behandlingens varighet. Forfatterne fant statistisk signifikante sammenhenger mellom samlet tilfredshet og tilfredshet med ventetid, behandlingstid og klinikkens omgivelser. Sammenhengene er nyttige for å formulere driftsmessige spørsmål, men de fastsetter ikke et universelt mål og beviser ikke at en endring i ett intervall vil gi en bestemt økning i tilfredshet.

Den praktiske lærdommen er å bruke tallene 64.2 minutter og 9.85 minutter som et tydelig merket eksempel på observert poliklinisk pasientflyt. De bør ikke presenteres som nasjonalt gjennomsnitt for klinikker i alle land, spesialiteter eller planleggingsmodeller.

2. Ventetiden slutter når konsultasjonen starter, mens behandlingstiden slutter når pasienten forlater legekontoret

Studien definerer ventetid som tiden fra det seneste av planlagt avtaletidspunkt eller pasientens ankomst til konsultasjonen starter:

ventetid i studien = konsultasjonsstart - max(planlagt avtaletidspunkt, pasientens ankomst)

Den definerer behandlingstid som tiden legen tilbringer med pasienten, beregnet fra konsultasjonens start til pasienten forlater legekontoret:

behandlingstid i studien = avgang fra legekontoret - konsultasjonsstart

Dette er ikke det samme som total tid på klinikken. En pasient kan ha en kort konsultasjon, men et langt besøk fra ankomst til avgang, eller komme for sent og derfor få en kort målt ventetid etter studiens definisjon. Et lokalt dashbord bør beholde de opprinnelige tidsstemplene og beregne hvert intervall separat i stedet for å kalle all medgått tid ventetid.

3. Syv tidsstemplede hendelser gjør pasientflyt til en etterprøvbar intervalltabell

Den minste nyttige hendelseskjeden er planlagt start, planlagt slutt, ankomst eller innsjekking, plassering på rom, konsultasjonsstart, konsultasjonsslutt og utsjekking eller avgang. Tabellen nedenfor holder kildens referanseverdi adskilt fra målinger som klinikken må beregne fra egne registreringer.

Hendelsesdefinisjonene er en del av statistikken. Hvis én klinikk starter ventetidsklokken ved innsjekking og en annen ved planlagt avtaletidspunkt, er resultatene ikke direkte sammenlignbare. Hvis systemet bare registrerer avtale og innsjekking, kan det ikke støtte en påstand om forsinkelse ved romplassering eller hos behandleren.

4. Fyllingsgrad, gjennomføring og uteblivelser måler ulike kapasitetslekkasjer

En full timebok garanterer ikke en full klinikkdag. Bruk separate nevnere for de ulike kapasitetsstadiene:

• fyllingsgrad i timeplanen = bookede tider / frigitte avtaletider x 100
• gjennomføringsgrad = fullførte besøk / avtaler som skulle finne sted x 100
• uteblivelsesgrad = avtaler uten oppmøte / avtaler som skulle finne sted x 100
• avbestillingsgrad = avbestilte avtaler / avtaler som skulle finne sted x 100
• grad av sen ankomst = besøk med ankomst etter planlagt start / besøkte besøk x 100

Frigitte avtaletider betyr tiden klinikken faktisk gjorde tilgjengelig etter planlagte stengninger og blokkert tid. Avtaler som skulle finne sted, er avtaler som var planlagt i rapporteringsperioden, med klinikkens avbestillingsregler tydelig oppgitt. En klinikk kan ha høy fyllingsgrad og lav gjennomføringsgrad fordi pasienter ikke møter opp. Den kan også ha høy gjennomføringsgrad og lav fyllingsgrad fordi for få tider ble booket.

Ikke bruk uteblivelsesgrad som mål på ledig tid uten å kontrollere om et erstatningsbesøk brukte tiden. En uteblivelse skaper et brutto tap av booket kapasitet, men det gjenvinnbare tapet avhenger av når avbestillingen skjedde og om klinikken kunne fylle tiden på nytt.

5. Behandlerutnyttelse er direkte behandlingsminutter delt på frigitte behandlerminutter

Den mest forsvarlige grunnformelen er:

behandlerutnyttelse = direkte minutter med behandler-pasientkontakt / behandlerminutter frigitt for pasientbehandling x 100

Telleren er summen av ikke-overlappende intervaller med direkte kontakt mellom behandler og pasient. Nevneren er behandlerens tid som var frigitt for pasientbehandling i samme periode, etter at fravær og planlagt ikke-klinisk arbeid som møter eller opplæring er trukket fra. Klinikken bør angi om dokumentasjon, koordinering av behandling og prosedyrer utenfor konsultasjonsrommet regnes som klinisk arbeid, og deretter bruke regelen konsekvent.

Bookede timer delt på betalte timer svarer på et annet spørsmål om hvor full timeplanen er. Fullførte besøk delt på behandlerens timer er gjennomstrømning. Ingen av delene bør kalles behandlerutnyttelse. Når teller, nevner og inkluderingsregler er synlige, blir tallet nyttig for bemanningsbeslutninger og hindrer at en endring i definisjon skjules bak en tilsynelatende presis prosent.

6. Romutnyttelse kan vise en flaskehals som behandlerutnyttelse ikke fanger opp

Romutnyttelse måler hvor lenge undersøkelses- eller behandlingsrom er opptatt i forhold til tiden rommene var tilgjengelige for pasientbehandling:

romutnyttelse = opptatte romminutter / frigjorte romminutter for pasientbehandling x 100

I en enkel logg for poliklinisk flyt kan opptatt romtid gå fra pasienten plasseres på rommet til pasienten forlater rommet. Hvis rengjøring, klargjøring eller bytte mellom pasienter er driftsmessig viktig, bør dette registreres som separate romhendelser i stedet for å legges stille til behandlingstiden. Nevneren skal utelate rom som var stengt, reservert for vedlikehold eller på annen måte utilgjengelige.

En behandler kan ha lav utnyttelse mens rommene er svært opptatt hvis rombytte, mottak eller utsjekking er begrensningen. Det motsatte kan også skje: Behandlere kan være travle mens rom står tomme fordi klinikken har flere behandlere enn etterspørselen etter rom. Når behandlerutnyttelse og romutnyttelse rapporteres sammen, blir det tydelig hvilken ressurs som begrenser antall fullførte besøk.

7. Gjennomstrømning er fullførte besøk per driftsvindu, mens ledig tid er ubrukt frigitt kapasitet

Gjennomstrømning er et antall delt på et tydelig navngitt tidsvindu:

• klinikkens gjennomstrømning = fullførte besøk / klinikkens åpningstimer
• behandlerens gjennomstrømning = fullførte besøk / behandlerens kliniske timer
• rommenes gjennomstrømning = fullførte besøk / rommenes åpningstimer
• behandlerens ledige minutter = frigitte behandlerminutter - direkte behandlingsminutter - andre registrerte kliniske arbeidsminutter

Nevneren må stå ved siden av tallet. Ti fullførte besøk per klinikktime er ikke samme statistikk som ti besøk per behandler-time, og ingen av dem beskriver det samme som gjennomsnittlig behandlingstid.

Studiens gjennomsnittlige behandlingstid gir en nyttig regnesjekk: 60 / 9.85 = 6.09 perioder med legekontakt per time hvis kontakten gikk kontinuerlig uten pauser, mottak, bytte, dokumentasjon eller annet arbeid. Dette er ikke en anbefalt timeplan og ikke en referanseverdi for klinikkens gjennomstrømning. Det viser bare hvorfor en behandlingstid ikke kan omgjøres direkte til en trygg timeplan.

8. Uteblivelser, forsinkelser, overskridelser og kompleksitet reduserer kapasitet på ulike måter

Tap i pasientflyten bør loggføres som separate hendelser fordi de påvirker ulike deler av dagen:

Det samme minuttet skal ikke telles både som tap ved sen ankomst og tap ved overskridelse. Bruk gjensidig utelukkende hendelseskategorier eller behold råtidsstemplene og beregn en avstemmingsrapport. Segmentering etter avtaletype er særlig viktig: Ett samlet gjennomsnitt kan skjule en forutsigbar forskjell mellom rutineoppfølginger, nye pasientbesøk, prosedyrer og komplekse tilfeller.

9. NAMCS 2024 gir nasjonal kontekst for besøk ved helsesentre, ikke en lokal utnyttelsesgrad

CDC National Ambulatory Medical Care Survey Health Center-komponenten fra 2024 er en nyttig kilde for å forstå befolkningen ved helsesentre, men den er ikke et resultatdashboard for én klinikk. Den tekniske dokumentasjonen rapporterer:

Undersøkelsen bruker et nasjonalt sannsynlighetsutvalg av føderalt kvalifiserte helsesentre og FQHC-lignende sentre i de 50 delstatene og District of Columbia, med vekter for å lage estimater over besøk ved helsesentre. Det gjør den egnet som nasjonal kontekst for besøk ved helsesentre. Det gjør ikke filen til en nasjonal referanseverdi for alle poliklinikker, spesialiteter, land eller arbeidsflyter.

Dokumentasjonen for offentlig bruk beskriver utvalgte diagnose- og demografiske opplysninger, ikke en lokal logg med tidsstemplede hendelser. Bruk NAMCS til å forstå populasjonen som er representert av besøk ved helsesentre og til å støtte nasjonale estimater med tydelige avgrensninger. Ikke bruk den til å finne på et gjennomsnittlig intervall fra innsjekking til behandler, en prosent for behandlerutnyttelse eller en romutnyttelsesgrad for én klinikk.

10. Koble tidsstempelmålinger med pasientrapporterte mål for tilgang fra CAHPS

Tidsstempler fra elektronisk pasientjournal viser hva som skjedde i flyten. Pasientundersøkelser viser hvordan pasientene opplevde tilgang og kommunikasjon. AHRQs CAHPS Clinician and Group Survey dekker tilgang til behandling, kommunikasjon med behandlere, koordinering av behandling og samhandling med kontorpersonell. De navngitte målene omfatter Getting Timely Appointments, Care, and Information; How Well Providers Communicate With Patients; Providers' Use of Information to Coordinate Patient Care; Helpful, Courteous, and Respectful Office Staff; og Patients' Rating of the Provider.

Versjonen av undersøkelsen og utvalgsenheten er viktig. Den aktuelle betaversjonen 4.0 spør om det siste besøket, mens versjon 3.0 og 3.1 bruker et besøk de siste 6 månedene. Et praksissted, en behandler eller en gruppe kan være analyseenheten, avhengig av spørsmålet. AHRQ anbefaler utvalg på stedsnivå når målet er å evaluere et praksissted, og utvalg på behandlernivå når målet er å evaluere en enkelt kliniker. Oppgi undersøkelsesperioden og analyseenheten ved hvert resultat.

For et lokalt dashbord for pasientflyt bør hendelsesloggen minst inneholde:

Når disse feltene finnes, kan klinikken beregne egne intervaller og sammenligne dem over tid etter behandler, rom, avtaletype og tid på dagen. Det gjenbrukbare produktet er ikke én universell referanseverdi. Det er et transparent målesystem som bevarer starthendelse, slutthendelse, nevner og kilde for hver statistikk.

Kilder

• Evaluation of patient satisfaction of the status of appointment scheduling systems in outpatient clinics - PubMed
• Full text of the outpatient scheduling study - PubMed Central
• CDC NAMCS 2024 Health Center data overview
• 2024 NAMCS Health Center component technical documentation
• AHRQ CAHPS Clinician and Group Survey guidance