MelloJam Open de speler

7 statistieken over no-shows en resultaten van herinneringen die elke praktijk in 2026 moet kennen

No-showstatistieken zijn makkelijk te citeren en makkelijk verkeerd te gebruiken. Een patiënt die een afspraak twee dagen van tevoren annuleert, is niet hetzelfde als een patiënt die nooit verschijnt. Geen van beide uitkomsten heeft hetzelfde effect als een vrijgekomen plek die door iemand anders wordt gevuld. Onderzoeken naar herinneringen meten bovendien verschillende uitkomsten: aanwezigheid, no-show, annulering, verplaatsing, een nieuw bezoek of omzet.

We hebben de oorspronkelijke review van gedragsinterventies, de gerichte telefonische trial in de eerstelijnszorg, de trial naar herhaalbezoek in de oogheelkunde en de review van digitale meldingen gelezen. We hebben de nuttigste controle- en interventiecijfers verzameld, de noemer en follow-upperiode van elk onderzoek behouden en de evidence vertaald naar lokale formules voor capaciteit en omzet.

Terug naar Kliniekstatistieken

1. No-shows, annuleringen, verplaatsingen en ongevulde plekken zijn verschillende statistieken

Een no-show is een patiënt die niet verschijnt bij een geplande afspraak en niet vooraf heeft geannuleerd terwijl dat mogelijk was. Een annulering beëindigt een afspraak vóór de geplande start. Een late annulering valt binnen een door de kliniek vastgelegde grens, zoals 24 of 48 uur. Een verplaatsing zet de patiënt op een andere afspraak, terwijl een bijgewoonde afspraak betekent dat de patiënt is gekomen. Een afspraak die door de kliniek wordt verplaatst, moet apart worden geregistreerd van een annulering op initiatief van de patiënt.

De noemer verandert de uitkomst. In de gerichte eerstelijnstrial werd het no-showpercentage berekend als no-shows gedeeld door no-shows plus bijgewoonde afspraken. Voor de andere percentages gebruikte de trial alle afspraakstatussen en definieerde alle afspraken als aanwezig, geannuleerd, verplaatst of no-show. Een dashboard dat alle geplande afspraken als noemer gebruikt, is daarom niet rechtstreeks vergelijkbaar met het primaire no-showpercentage van de trial.

De evidencetabel houdt deze verschillen zichtbaar. Ze laat ook zien waarom er geen universele benchmark voor poliklinische no-shows bestaat: de onderzoeken bestrijken verschillende specialismen, risicogroepen, afspraaktypen, herinneringskanalen en follow-upperioden.

Onderzoek Setting Afspraaktype Steekproef Baseline- of controlepercentage Interventie Uitkomstpercentage Follow-up Beperking
Review van gedragsinterventies Ambulante en poliklinische zorg in meerdere landen Gemengde poliklinische afspraken 61 onderzoeken in de eindanalyse; 56 evalueerden herinneringen Geen enkel gepoold baselinepercentage in de samenvatting van de review SMS, telefoon, post, prikkels en andere gedragsbenaderingen De evidence ondersteunde herinneringen, maar de bezorgmethoden gaven gemengde resultaten Verschillend per onderzoek De meeste onderzoeken testten herinneringen, waardoor andere gedragsbenaderingen weinig zijn onderzocht
Review van digitale meldingen Zorgomgevingen in Europa, Azië, Afrika, Australië en Amerika Vooraf geplande afspraken 26 artikelen; 21 in de primaire meta-analyse; 8.345 patiënten met melding en 7.731 controles Aanwezigheid controle 54 procent; no-show controle 21 procent Elektronische tekstmeldingen, vooral SMS Aanwezigheid 67 procent en no-show 15 procent in de interventiegroepen Verschillend per onderzoek De zoekactie liep van 2005 tot april 2015 en voegde heterogene settings samen
Gerichte telefonische trial in de eerstelijnszorg Academische eerstelijnskliniek in een ziekenhuis Afspraken voor patiënten met een voorspeld no-showrisico van minstens 15 procent binnen 7 dagen 2.247 geïncludeerd; 1.129 interventie en 1.118 controle No-show 29,2 procent in de controle Telefoontje van een coördinator 7 dagen voor het bezoek plus de gebruikelijke automatische oproep No-show 22,8 procent in de interventie; annuleringen 13,1 tegenover 11,5 procent; verplaatsingen 14,2 tegenover 12,2 procent Afspraakuitkomst; tijd tussen annulering en afspraak Eén centrum, hoogrisicopopulatie en slechts 72,9 procent kreeg elk gepland telefoontje
Trial naar herhaalbezoek in de oogheelkunde Academische afdeling oogheelkunde Herhaalbezoeken van volwassenen na een no-show; actief patiëntenportaal vereist 362 no-showpatiënten; 189 interventie en 173 controle Aanwezigheid binnen 30 dagen was 11,6 procent in de controle; gemiddeld no-showpercentage van het zorgsysteem 18,8 procent Portaalbericht binnen één werkdag plus standaardbrief per post, tegenover alleen de brief Aanwezigheid binnen 30 dagen 22,2 tegenover 11,6 procent; verplaatsing binnen 30 dagen 37,0 tegenover 22,5 procent 30 dagen na het gemiste bezoek Eén academisch oogcentrum; nieuwe bezoeken en patiënten zonder actief portaal uitgesloten

De tabel is een vergelijkingskaart, geen ranglijst van klinieken. Een percentage uit een hoogrisicocohort in de eerstelijnszorg mag niet worden gebruikt als verwacht percentage voor elke polikliniek. Een resultaat voor herhaalbezoek na 30 dagen mag niet worden beschreven als een daling van het oorspronkelijke no-showpercentage.

2. Een review van 61 onderzoeken vond sterke evidence voor herinneringen, maar weinig evidence voor alternatieven

De systematische review uit 2023 van gedragseconomische interventies begon met 1.225 records en includeerde na screening en beoordeling van het risico op bias 61 onderzoeken. Elk geïncludeerd onderzoek evalueerde ambulante of poliklinische zorg. De meest voorkomende interventie was een herinnering, die in 56 onderzoeken voorkwam. De review omvatte gerandomiseerde gecontroleerde, niet-gerandomiseerde experimentele en andere gecontroleerde of quasi-experimentele ontwerpen die objectief gedrag maten in plaats van een houding.

De evidence ondersteunt herinneringen via SMS, telefoon of post in verschillende settings, maar de review vond geen universeel beste bezorgmethode. De resultaten voor de manier waarop herinneringen werden bezorgd waren gemengd en voor veel andere gedragsmechanismen was er weinig evidence. Bijna alle onderzoeken gebruikten niet-financiële interventies, terwijl slechts twee onderzoeken prikkels of ontmoedigingen onderzochten.

De praktische conclusie is smaller dan "herinneringen lossen no-shows op". Een kliniek moet een duidelijk gedefinieerde interventie testen tegen een duidelijk gedefinieerde controle, het afspraaktype en tijdstip vastleggen en zowel aanwezigheid als de alternatieven van patiënten meten. De review levert bewijs dat herinneringen het testen waard zijn, niet een universeel percentage dat op een nieuwe kliniek kan worden toegepast.

3. Een meta-analyse van digitale herinneringen vond 67 procent aanwezigheid tegenover 54 procent en 15 procent no-shows tegenover 21 procent

De review van digitale meldingen omvatte 26 artikelen, met 21 onderzoeken en 8.345 ontvangers van meldingen tegenover 7.731 controles zonder melding in de primaire meta-analyse. De gepoolde aanwezigheid was 67 procent voor elektronische tekstmeldingen en 54 procent voor controles. De gepoolde risk ratio was 1,23, met een 95 procent betrouwbaarheidsinterval van 1,10 tot 1,38. Het gepoolde no-showpercentage was 15 procent met meldingen en 21 procent zonder meldingen, met een risk ratio van 0,75 en een 95 procent betrouwbaarheidsinterval van 0,68 tot 0,82.

Het gepoolde risicoverschil was 13 procentpunten voor aanwezigheid en 5 procentpunten voor no-shows. Het no-showresultaat had minder heterogeniteit dan aanwezigheid, maar de onderzoeken betroffen nog steeds verschillende settings en berichtenprogramma's. De gepoolde annuleringspercentages waren 11 procent met meldingen en 8 procent in de controles, en het verschil was niet statistisch significant. Dat is een belangrijke waarschuwing: een interventie kan no-shows verminderen zonder een statistisch aantoonbare verandering in annuleringen te veroorzaken.

Ook de berichtfrequentie beïnvloedde één uitkomst. In de meta-regressie verhoogden meerdere meldingen de aanwezigheid met 25 procent, tegenover 6 procent voor één melding, maar meerdere meldingen verminderden no-shows niet significant. De zoekactie van de review eindigde in 2015. Deze resultaten vormen daarom historische evidence voor digitale herinneringen en geen actuele benchmark voor een specifiek patiëntenportaal of sms-platform.

4. Een gericht telefoontje verminderde no-shows in de hoogrisicogroep van de eerstelijnszorg van 29,2 naar 22,8 procent

De gerandomiseerde trial includeerde 2.247 eerstelijnspatiënten met een voorspeld no-showrisico van minstens 15 procent voor een afspraak in de volgende 7 dagen. De interventiegroep kwam zeven dagen voor de afspraak in een belwachtrij en kreeg een telefoontje van een getrainde coördinator voor patiëntenzorg. Beide groepen kregen ook drie dagen voor de afspraak de gebruikelijke automatische oproep van de kliniek. De coördinator stelde concrete planningsvragen in plaats van alleen datum en tijd te herhalen.

No-shows waren 22,8 procent in de groep met het gerichte telefoontje en 29,2 procent in de controle, een absoluut verschil van 6,4 procentpunten met p kleiner dan 0,001. De auteurs beschreven dit als een relatieve vermindering van no-shows met 22 procent. De aanwezigheidspercentages waren 54,3 tegenover 51,9 procent, annuleringen 13,1 tegenover 11,5 procent en verplaatsingen 14,2 tegenover 12,2 procent. Geen van deze verschillen was statistisch significant.

De interventie veranderde wel het moment waarop patiënten annuleerden of verplaatsten. Deze gebeurtenissen vonden in de belgroep gemiddeld 0,35 dagen eerder plaats, met een 95 procent betrouwbaarheidsinterval van 0,07 tot 0,64 dagen en p = 0,01. Die vroegere kennis kan operationeel waardevol zijn, ook als het annuleringspercentage zelf niet verandert, omdat de kliniek meer tijd heeft om de plek vrij te geven en opnieuw te vullen.

5. Een portaalbericht in de oogheelkunde verdubbelde herhaalbezoek binnen 30 dagen na een no-show

De gerandomiseerde oogheelkundige trial onderzocht 362 volwassen terugkeerpatiënten die een afspraak hadden gemist en een actief patiëntenportaal hadden. De controlegroep kreeg binnen twee weken de standaardbrief van de afdeling. De interventiegroep kreeg dezelfde brief plus een elektronisch bericht in het elektronisch patiëntendossier binnen één werkdag na de no-show, met het verzoek om opnieuw te plannen.

Binnen 30 dagen bezocht 22,2 procent van de interventiegroep een vervolgafspraak, tegenover 11,6 procent van de controles. De odds ratio voor aanwezigheid was 2,186, met een 95 procent betrouwbaarheidsinterval van 1,225 tot 3,898 en p = 0,008. Verplaatsing binnen 30 dagen was 37,0 procent in de interventiegroep tegenover 22,5 procent in de controle, met een odds ratio van 2,021 en p = 0,003.

Ditzelfde onderzoek rapporteerde een gemiddeld no-showpercentage van 18,8 procent over alle geplande bezoeken in het zorgsysteem. Dat is een nuttige benchmark voor een oogheelkundig zorgsysteem, geen universeel kliniekpercentage en niet het controlepercentage van de trial. Het onderzoek sloot nieuwe patiënten en patiënten zonder actief portaal uit en vond plaats in één academisch oogcentrum. De hogere aanwezigheid van 28,4 procent onder de 74 interventiepatiënten van wie het bericht als gelezen was geregistreerd, is een blootstellingssubgroep en geen gerandomiseerde vergelijking. Dit mag daarom niet worden geïnterpreteerd als een afzonderlijk causaal effect.

6. Eerdere annuleringen kunnen capaciteit terugwinnen, ook als annuleringspercentages niet dalen

De meta-analyse van digitale meldingen vond geen significante vermindering van annuleringen. Ook de gerichte trial in de eerstelijnszorg vond geen significant verschil in annuleringen of verplaatsingen. Toch verschoof de telefonische interventie in de eerstelijnszorg annuleringen en verplaatsingen 0,35 dagen naar voren. Deze resultaten wijzen op een nuttigere operationele vraag dan "verminderde de herinnering annuleringen?": gaf ze genoeg waarschuwing om de vrijgekomen plek te kunnen gebruiken?

Die vraag vereist een uitkomst op afspraakniveau. Een annulering twee dagen voor een afspraak van 60 minuten kan nog worden opgevangen, terwijl een annulering 20 minuten voor de start de plek leeg kan laten. Een no-show is mogelijk niet meer te vullen nadat de patiënt niet verschijnt, maar een herinnering kan sommige no-shows nog veranderen in eerdere annuleringen of verplaatsingen. Registreer het tijdstip van de gebeurtenis en het tijdstip waarop de plek werd vrijgegeven, in plaats van elke no-show als hetzelfde capaciteitsverlies te behandelen.

De oorspronkelijke onderzoeken stellen geen universeel percentage opnieuw gevulde plekken vast. Een kliniek moet dit berekenen met de eigen plannings- en vulgegevens en het naast de patiëntuitkomst rapporteren. Zo kan een statistisch onveranderd annuleringspercentage niet verbergen dat de kliniek veel eerder over een geannuleerde afspraak hoort.

7. Een lokaal dashboard moet aanwezigheidsgebeurtenissen omzetten in opnieuw gevulde plekken, uren en omzet in gevaar

Gebruik aparte velden voor afspraakstatus, wie de wijziging heeft gestart, tijdstip van de wijziging, oorspronkelijke duur en of een andere patiënt de plek vulde. Rapporteer resultaten naar specialisme, afspraaktype, nieuwe of terugkerende patiënt, termijn, zorgverlener, locatie, dagdeel en herinneringskanaal. Eén no-showpercentage voor de hele kliniek kan een groot verschil verbergen tussen een korte routinecontrole en een lang procedureblok.

De kernberekeningen zijn:

De eerstelijnstrial rapporteerde 1,97 work RVU per interventiepatiënt tegenover 1,84 bij controles, een verschil dat bij p = 0,10 niet statistisch significant was. Sensitiviteitsanalyses schatten 8,8 procent hogere facturering per patiënt op basis van totale facturering en 7,8 procent hogere gemodelleerde omzet op basis van standaard Medicare-tarieven. De auteurs registreerden echter niet de vaste kosten van het opbouwen van de interventie. Deze cijfers zijn evidence over het financiële model van één onderzoek en geen omzetvermenigvuldiger voor elke kliniek.

Bronnen