10 statistikker om patientflow, som alle klinikledere bør følge

Patientflow er ikke ét tal. Det er en kæde af intervaller, der begynder med planlagt kapacitet og bevæger sig gennem ankomst, modtagelse på rum, konsultation, afslutning og opfølgning. Hvis disse overgange ikke defineres hver for sig, kan en klinik rapportere en troværdigt udseende udnyttelsesgrad uden at vide, hvor tiden faktisk gik tabt.

Vi har læst det oprindelige studie om ambulant tidsbestilling, dokumentationen for CDC's National Ambulatory Medical Care Survey Health Center fra 2024 og AHRQ's vejledning om måling af patientoplevelser. Denne vejledning samler de mest nyttige rapporterede tal og omsætter dem derefter til formler og en hændelseslog, som en klinik kan bruge lokalt. Studiets benchmark gælder for dets konkrete rammer, og CDC-dataene beskriver besøg på sundhedscentre, ikke resultaterne for én bestemt klinik.

Tilbage til Klinikstatistik

1. Et ambulant studie registrerede 64.2 minutters ventetid og 9.85 minutters behandlingstid

Et tværsnitsstudie af 10 ambulante klinikker med forskellige specialer rapporterede en gennemsnitlig ventetid på 64.2 plus eller minus 3.45 minutter og en gennemsnitlig behandlingstid på 9.85 plus eller minus 0.37 minutter. Studiet indsamlede spørgeskemadata fra 319 patienter mellem december 2016 og marts 2017. Klinikkerne blev udvalgt ved stratificeret randomisering, havde ikke webbaseret tidsbestilling og havde kun åbent på aftenvagten.

Studiet rapporterer også en stor spredning omkring gennemsnittene: Ventetiden varierede fra 0 til 302 minutter, mens behandlingstiden varierede fra 1 til 35 minutter. Blandt de 319 respondenter var 184 patienter, eller 57.7%, tilfredse med ventetidens længde, og 255, eller 79.9%, var tilfredse med behandlingens varighed. Forfatterne fandt statistisk signifikante sammenhænge mellem den samlede tilfredshed og tilfredshed med ventetid, tilfredshed med behandlingstid og klinikkens omgivelser. Sammenhængene er nyttige til at formulere driftsmæssige spørgsmål, men de fastlægger ikke et universelt mål og beviser ikke, at en ændring i ét interval giver en bestemt stigning i tilfredsheden.

Den praktiske læring er at bruge tallene 64.2 minutter og 9.85 minutter som et tydeligt mærket eksempel på observeret ambulant patientflow. De bør ikke præsenteres som det nationale gennemsnit for klinikker i alle lande, specialer eller planlægningsmodeller.

2. Ventetiden slutter ved konsultationsstart, mens behandlingstiden slutter, når patienten forlader lægens rum

Studiet definerer ventetid som tiden fra det seneste af det planlagte aftaletidspunkt eller patientens ankomsttidspunkt til konsultationens start:

studiets ventetid = konsultationsstart - max(planlagt aftaletidspunkt, patientens ankomsttidspunkt)

Det definerer behandlingstid som den tid, lægen bruger sammen med patienten, beregnet fra konsultationens start til patientens afgang fra lægens rum:

studiets behandlingstid = afgang fra lægens rum - konsultationsstart

Dette er ikke det samme som den samlede tid i klinikken. En patient kan have en kort konsultation, men et langt besøg fra ankomst til afgang, eller kan ankomme for sent og derfor få en kort målt ventetid efter studiets definition. Et lokalt dashboard bør bevare de oprindelige tidsstempler og beregne hvert interval separat i stedet for at omdøbe al forløbet tid til ventetid.

3. Syv tidsstemplede hændelser gør patientflow til en kontrollerbar intervaltabel

Den mindste nyttige hændelseskæde er planlagt start, planlagt slut, ankomst eller indtjekning, modtagelse på rum, konsultationsstart, konsultationsslut og udtjekning eller afgang. Tabellen nedenfor holder studiets benchmark adskilt fra de målinger, som en klinik skal beregne ud fra sine egne registreringer.

Hændelsesdefinitionerne er en del af statistikken. Hvis én klinik starter sit ventetidsur ved indtjekning, og en anden starter det ved det planlagte aftaletidspunkt, kan resultaterne ikke sammenlignes direkte. Hvis systemet kun registrerer aftale og indtjekning, kan det ikke understøtte en påstand om forsinkelse ved modtagelse på rum eller hos behandleren.

4. Belægningsgrad for tider, gennemførelse og udeblivelser måler forskellige kapacitetstab

En fuld aftalebog garanterer ikke en fuld klinikdag. Brug separate nævnere for de forskellige kapacitetsstadier:

• udnyttelsesgrad for tidsplan = bookede tider / frigivne aftaletider x 100
• gennemførelsesgrad = gennemførte besøg / aftaler der skulle finde sted x 100
• udeblivelsesgrad = udeblevne aftaler / aftaler der skulle finde sted x 100
• aflysningsgrad = aflyste aftaler / aftaler der skulle finde sted x 100
• grad af sen ankomst = besøg med ankomst efter planlagt start / fremmødte besøg x 100

Med frigivne aftaletider menes den tid, klinikken faktisk gjorde tilgængelig efter planlagte lukninger og blokeret tid. Aftaler der skulle finde sted, betyder aftaler, der var planlagt i rapporteringsperioden, med klinikkens aflysningspolitik angivet tydeligt. En klinik kan have en høj udnyttelsesgrad for tidsplanen og en lav gennemførelsesgrad, fordi patienterne ikke møder op. Den kan også have en høj gennemførelsesgrad og en lav udnyttelsesgrad, fordi for få tider blev booket.

Brug ikke udeblivelsesgrad som mål for tomgang uden at kontrollere, om en anden patient overtog tiden. En udeblivelse skaber et bruttotab af planlagt kapacitet, men det genvindelige tab afhænger af, hvornår aflysningen skete, og om klinikken kunne udfylde tiden igen.

5. Behandlerudnyttelse er kliniske behandlingsminutter divideret med frigivne behandlerminutter

Den mest forsvarlige grundformel er:

behandlerudnyttelse = direkte minutter med behandler-patient kontakt / frigivne behandlerminutter til patientbehandling x 100

Tælleren er summen af ikke-overlappende intervaller med direkte kontakt mellem behandler og patient. Nævneren er den behandler-tid, der er frigivet til patientbehandling i samme periode, efter tid hvor behandleren havde orlov eller var sat til planlagt ikke-klinisk arbejde som møder eller undervisning, er trukket fra. Klinikken bør angive, om dokumentation, koordinering af behandling og procedurer uden for konsultationsrummet tæller som klinisk arbejde, og derefter bruge reglen konsekvent.

Bookede timer divideret med betalte timer svarer på et andet spørgsmål om, hvor fuld tidsplanen er. Gennemførte besøg divideret med behandlerens timer er gennemstrømning. Ingen af tallene bør omdøbes til behandlerudnyttelse. Når tæller, nævner og inklusionsregler er synlige, bliver tallet brugbart til bemandingsbeslutninger og skjuler ikke en ændring i definitionen bag en tilsyneladende præcis procent.

6. Rumeudnyttelse kan afsløre en flaskehals, som behandlerudnyttelse ikke viser

Rumeudnyttelse måler, hvor længe undersøgelses- eller behandlingsrum er optaget i forhold til den tid, rummene var tilgængelige til patientbehandling:

rumeudnyttelse = optagede rumminutter / frigivne rumminutter til patientbehandling x 100

I en enkel ambulant flowlog kan optaget rumtid løbe fra modtagelse på rummet, til patienten forlader rummet. Hvis rengøring, klargøring eller skift mellem patienter er driftsmæssigt vigtigt, skal disse registreres som separate rumhændelser i stedet for lydløst at lægge dem til patientens behandlingstid. Nævneren skal udelukke rum, der var lukket, reserveret til vedligeholdelse eller på anden måde utilgængelige.

En behandler kan have lav udnyttelse, mens rummene er meget optagede, hvis skift mellem patienter, indledende modtagelse eller udtjekning er begrænsningen. Det omvendte kan også ske: Behandlere kan have travlt, mens rum står tomme, fordi klinikken har flere behandlere end den tilgængelige efterspørgsel efter rum. Rapportering af behandlerudnyttelse og rumeudnyttelse side om side viser, hvilken ressource der begrænser antallet af gennemførte besøg.

7. Gennemstrømning er gennemførte besøg pr. driftsvindue, mens tomgang er ubrugt frigivet kapacitet

Gennemstrømning er et antal divideret med et tydeligt navngivet tidsvindue:

• klinikkens gennemstrømning = gennemførte besøg / klinikkens åbningstimer
• behandlergennemstrømning = gennemførte besøg / behandlernes kliniske timer
• rummenes gennemstrømning = gennemførte besøg / rummenes åbningstimer
• behandlerens tomgangsminutter = frigivne behandlerminutter - direkte behandlingsminutter - andre registrerede kliniske arbejdsminutter

Nævneren skal stå ved siden af tallet. Ti gennemførte besøg pr. kliniktime er ikke den samme statistik som ti besøg pr. behandlertime, og ingen af dem beskriver det samme som den gennemsnitlige behandlingstid.

Studiets gennemsnitlige behandlingstid giver en nyttig regnekontrol: 60 / 9.85 = 6.09 perioder med lægekontakt pr. time, hvis kontakten kørte uafbrudt uden pauser, modtagelse, skift, dokumentation eller andet arbejde. Det er ikke en anbefalet skabelon for aftaler og ikke et benchmark for klinikkens gennemstrømning. Det viser kun, hvorfor en behandlingstid ikke direkte kan omsættes til en sikker tidsplan.

8. Udeblivelser, forsinkelser, overskridelser og kompleksitet fjerner kapacitet på forskellige måder

Tab i patientflow bør registreres som separate hændelser, fordi de påvirker forskellige dele af dagen:

Den samme minutdel må ikke tælles både som et tab ved sen ankomst og et tab ved overskridelse. Brug gensidigt udelukkende hændelseskategorier, eller behold de rå tidsstempler og beregn en afstemningsrapport. Opdeling efter aftaletype er særlig vigtig: Et enkelt samlet gennemsnit kan skjule en forudsigelig forskel mellem rutineopfølgninger, nye patientbesøg, procedurer og komplekse tilfælde.

9. NAMCS 2024 giver national kontekst for besøg på sundhedscentre, ikke en lokal udnyttelsesgrad

CDC's National Ambulatory Medical Care Survey Health Center-komponent fra 2024 er en nyttig kilde til at forstå populationen på sundhedscentre, men den er ikke et dashboard for en kliniks resultater. Den tekniske dokumentation rapporterer:

Undersøgelsen bruger en national sandsynlighedsstikprøve af føderalt kvalificerede sundhedscentre og FQHC-lignende centre i de 50 stater og District of Columbia, med vægte til at udarbejde estimater for besøg på sundhedscentre. Det gør den egnet til national kontekst for besøg på sundhedscentre. Det gør ikke filen til et nationalt benchmark for enhver ambulant klinik, ethvert speciale, land eller arbejdsgang.

Dokumentationen for den offentlige fil beskriver udvalgte diagnose- og demografiske oplysninger snarere end en lokal log med tidsstemplede hændelser. Brug NAMCS til at forstå den population, der er repræsenteret af besøg på sundhedscentre, og til at understøtte nationalt afgrænsede estimater. Brug den ikke til at opfinde et gennemsnitligt interval fra indtjekning til behandler, en behandlerudnyttelsesprocent eller en rumeudnyttelsesgrad for en enkelt klinik.

10. Kombiner tidsstemplede målinger med patientrapporterede adgangsmål fra CAHPS

Tidsstempler fra EHR viser, hvad der skete i flowet. Patientundersøgelser viser, hvordan patienterne oplevede adgang og kommunikation. AHRQ's CAHPS Clinician and Group Survey dækker adgang til behandling, kommunikation med behandlere, koordinering af behandling og samspillet med personalet. De navngivne målinger omfatter Getting Timely Appointments, Care, and Information; How Well Providers Communicate With Patients; Providers' Use of Information to Coordinate Patient Care; Helpful, Courteous, and Respectful Office Staff; og Patients' Rating of the Provider.

Undersøgelsesversionen og stikprøveenheden er vigtige. Den aktuelle beta-version 4.0 spørger til det seneste besøg, mens version 3.0 og 3.1 bruger et besøg inden for de seneste 6 måneder. Et praksissted, en behandler eller en gruppe kan være analyseenheden afhængigt af spørgsmålet. AHRQ anbefaler stikprøver på stedsniveau, når målet er at evaluere et praksissted, og på behandlerniveau, når målet er at evaluere en bestemt kliniker. Angiv undersøgelsesperioden og analyseenheden ved hvert resultat.

I et lokalt patientflow-dashboard bør hændelsesloggen som minimum indeholde:

Når disse felter findes, kan en klinik beregne sine egne intervaller og sammenligne dem over tid efter behandler, rum, aftaletype og tidspunkt på dagen. Det genanvendelige aktiv er ikke ét universelt benchmark. Det er et gennemsigtigt målesystem, der bevarer startevent, slutevent, nævner og kilde for hver statistik.

Kilder

• Evaluation of patient satisfaction of the status of appointment scheduling systems in outpatient clinics - PubMed
• Full text of the outpatient scheduling study - PubMed Central
• CDC NAMCS 2024 Health Center data overview
• 2024 NAMCS Health Center component technical documentation
• AHRQ CAHPS Clinician and Group Survey guidance